Үр бүтээмжтэй байдлыг үгүй хийдэг алдаанууд

Хэрэв ажлын өдөр ямар нэг үр бүтээмжтэй зүйл хийгээгүйдээ бухимддаг бол "Чи ганцаараа биш шүү" 

Судалгаагаар хүмүүс хийх ёстой ажлынхаа зөвхөн 26%-г л гүйцэтгэж чаддаг байна. Хэрвээ завгүй байхдаа ямар нэгэн чухал зүйлийг орхигдуулаад байгаа мэт санагдаж байвал энэ нь ердийн л зүйл. Бид нар чинь ямар робот биш дээ. Гэвч бид зорилгоо хэрэгжүүлж, чухал асуудлуудаа шийдвэрлэж, зохион байгуулалттай ажиллахыг хүсдэг. Үүний тулд аж, хичээл хийхэд саад болж буй асуудлуудыг олох нь чухал. Тэгвэл энэхүү нийтлэлээр бидний түгээмэл гаргадаг алдаануудыг хүргэж байна.

Жижиг зүйлсийг хэт анхаарах

 Бид ажлын дундуур и-мэйл-д хариу өгөх, дуудлага, мессэжид хариу өгөх гэх мэт өчүүхэн жижиг зүйлст ч хамаг цаг зав, эрч хүчээ зарцуулсаар өдөрт хийж дуусгах ёстой байсан томоохон ажлуудаа хийлгүй орхигдуулдаг. "RescueTime" хэмээх цаг хэмжигч аппликейшнээс хийсэн судалгаагаар бид өдөрт нийт 1 цаг 12 минутыг ажлаасаа сатаарч жижиг жижиг зүйлсэд анхаарлаа төвлөрүүлэхэд зарцуулдаг гэнэ.

 Нэг ажлыг 60-90 минутын хугацаанд хийж гүйцэтгэх даалгавар авбал эхлээд хийх ёстой ажлаа томоос нь бага руу жагсаа. Ингээд хамгийн чухал үр нөлөөтэй бөгөөд томоохон ажлуудад ихэнх цагаа зарцуулаарай. Гэвч чухал гээд өгөгдсөн бүх цагаа тэдгээр ажлуудад зориулах хэрэггүй. Төгсгөлд нь 10-15 минутын зай гаргаж, өнөөх жижиг ажлуудаа амжуулаарай. 

 Олон шийдвэр

 Энэ үү, тэр үү гэх мэтийн том, жижиг олон янзын шийдвэрүүдтэй нүүр тулгардаг л биз дээ.

 Зарим тохиолдолд заавал тунгаан бодож, өөрийгөө зовоолгүйгээр шуудхан л шийдвэр гаргах нь биед амар байдаг. Зөвхөн шийдвэр гаргах тал дээр ч бус ерөнхийдөө л онц чухал бус зүйлсийг бодож шаналах хэрэггүй. Ингэж чадсанаар цаг ч хэмнэх боломжтой. 

Хий хоосон бодол

 Сайн сайхан зуршлуудыг өөрсдөдөө суулгаснаар үр бүтээмж сайжирч, юмс илүү амар болдог. Гэвч сайн зуршлыг хэвшүүлэх амархан уу? Мэдээж тодорхой хэмжээний тэсвэр тэвчээр шаардагдана. Маргааш үр бүтээмжтэй ажиллахын тулд сайтар унтаж амрах хэрэгтэй гэж боддог ч шөнө болоход шар шувуу шиг унтахгүй ямар нэгэн зүйл хийдэг гэдэгт итгэлтэй байна. Тэгээд л өглөө нь нойрмоглож сэрээд өчигдөр орой эрт унтахгүй яав даа гэж боддог биз дээ?

 Тэгвэл хүслээ бодит болгоход хамаг анхаарлаа төвлөрүүл. Унтлагын цаг дөхөөд ирэхээр гэрлээ бүдгэрүүлж, унтахаасаа 30 минутын өмнө маргааш юу хийх вэ гэдгээ төлөвлөж бич. Эрт унтахад хамгийн гол дайсан бол ухаалаг утас. Тиймээс утсаа орноосоо хол ширээн дээр ч юм уу, шүүгээн дээрээ тавьж хэвшээрэй. Энэ мэт жижиг өөрчлөлтүүдийг өөртөө хийж чадсанаар урамшиж, цаашид олон олон сайн зуршлуудыг өөртөө суулгаж чадах юм. Тиймээс тэвчээртэй байж, төсөөллөө бодит болго. 

Хааяа хийдэг ажлуудаа хэрхэн хийдгээ мартах

Хүн мэдээж өдөр бүр хийж байгаа учраас байнга хийдэг ажлаа үр дүнтэй бөгөөд хурдан шуурхай хийж гүйцэтгэх нь тодорхой. Гэвч улиралд нэг удаа ч юм уу, жилд нэг удаа заавал хийх ёстой ажил байдаг ч байнга хийж заншаагүй учир хийх бүрдээ анх удаа хийж байгаа мэт мартсан байдаг уу? Жишээлбэл принтерийн хүрдийг цэвэрлэх ёстой байлаа гэхэд цэвэрлэх бүрдээ хэрхэн цэвэрлэдэг зааврыг онлайнаар хайж, дагаж хийхэд хамгийн багадаа 10-15 минут зарцуулна. Тухайн ажил хүнд хөнгөн байх нь хамаагүй. Гол нь хэрхэн хийдгийг нь хайж, дагаж хийх гэж цаг авч байна гэдэг нь л чухал шүү дээ. 

 Энэ асуудлыг шийдвэрлэхийн тулд тазааврыг нь и-мэйл дээрээ эсвэл зөөврийн компьютер дээрээ "Принтерийн хүрдийг хэрхэн цэвэрлэх вэ?" гэсэн гарчигтайгаар хадгалаарай. Нэгдүгээрт цаг хэмнэнэ, Хоёрдугаарт зааврыг нь хайх мэтийн ажил хийж өөрийгөө залхаахгүй.  

Бага цаг хугацааг дутуу үнэлэх

 Хугацаа давчуу байх нь ажлын үр дүнд бодож буйгаас чинь их сөрөг нөлөө үзүүлдэг. Өдөрт өөрөө ч мэдэлгүйгээр маш олон удаа шаардлагагүй жижиг зүйлс цаг заваа зарцуулдаг гэдгээ мэдэх үү? Ямар нэгэн зүйл хайх, хариу өгөх шаардлагагүй и-мэйл, мессэжид хариу өгөх зэрэг нь олон удаа давтагдахад эцэст нь гайхмаар их цаг хугацаа хий дэмий үрэгдсэн байх болно. 

 Тиймээс өөртөө хялбар систем үүсгээрэй. Шаардлагагүй ажлуудыг багасгаж, өгөгдсөн даалгаврыг хялбаршуулж, багцалж, автоматжуулах гэх мэт. Ингэснээр цаг хэмнэхээс гадна сэтгэл санаа ч тайван байх болно. 

Дээрх зөвлөмжүүд үр бүтээмжтэй байхад чинь тулгарч буй бүхий л асуудлыг шийдэж чадахгүй ч хамгийн чухал, том ажлуудыг гүйцэтгэж дуусгахад тусална гэдэгт итгэлтэй байна. 

Эх сурвалж: www.hbr.org